Аудит поставщика или покупателя необходим для оценки рисков и корректировки условий сотрудничества. Как убедиться в том, что поставщик вовремя поставит товар, а покупатель своевременно рассчитается, разберемся в статье.
Проверка бизнес-партнера — этап должной осмотрительности, которую требует проявлять налоговая при выборе контрагентов.
Зачем проверять поставщиков
Поставщик — это компания, которая поставляет вам товары, выполняет работы или оказывает услуги. Даже предпринимателю, занимающемуся пошивом кукол, нужны несколько партнеров: один занимается поставками материалов, другой обеспечивает услуги по доставке до покупателей и так далее.
Неисполнение контрагентом некоторых обязанностей, например, уборка офиса или оцифровка бумажных документов, сильного влияния на бизнес компании не окажут. А вот другие — например, поставка уникального товара, ремонт производственного участка — могут подорвать деятельность компании. Иногда неисполнение обязанностей со стороны поставщика приводит к тому, что организация не может исполнить обязательства перед своим покупателем.
Риски работы с недобросовестным поставщиком:
- пропадет после получения предоплаты;
- будет затягивать сроки отгрузки товара или выполнения работ;
- поставит некачественный товар;
- претензии от ФНС в случае неуплаты партнером налогов и сотрудничества с техническими компаниями.
Избежать этих рисков полностью нельзя. Однако аудит минимизирует эти проблемы.
Как проверять поставщиков
Проверка проходит в несколько этапов. Для этого можно проанализировать информацию из открытых источников.
Проверка учредительных документов
Начните проверку с запроса учредительных документов. Для юридического лица это:
- устав;
- свидетельство о регистрации;
- свидетельство о постановке на учет;
- договор, подтверждающий право собственности или аренды на юридический адрес;
- решение о назначении генерального директора и его паспорт;
- решение об учреждении организации;
- выписка ЕГРЮЛ.
У ИП перечень документом будет меньше:
- паспорт;
- свидетельство о регистрации и постановке на учет;
- свидетельство о присвоении ИНН.
С самозанятыми физлицами всё еще проще, запросите:
- паспорт;
- свидетельство о присвоении ИНН;
- справку о статусе самозанятого.
Запрашиваем информацию из ЕГРЮЛ / ЕГРИП
Первое — нужно убедиться, что фирма действительно существует и ведет реальную деятельность.
Наличие ИНН — не показатель, недобросовестная организация может предоставить вам идентификатор уже ликвидированной компании. И если не проверить факт ликвидации, компания, вероятно, потеряет свои деньги.
Проверить основную информацию о поставщике можно с помощью официального сервиса ФНС «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ / ЕГРИП в электронном виде». По ИНН, ОГРН, ОГРНИП или наименованию компании можно получить выписку из госреестра, где будет указана основная информация о его деятельности.
Внимательно смотрим на следующую информацию:
- сведения о регистрации — узнаем, как давно работает партнер;
- сведения о прекращении деятельности — проверяем, не ликвидирован ли бизнес;
- сведения о лице, имеющем право действовать от имени юрлица без доверенности — узнаем, кто от компании можем подписывать документы без доверенности;
- сведения об уставном капитале — чем больше, тем надежнее бизнес;
- юридический адрес — проверяем, чтобы адрес не был местом массовой регистрации;
- сведения об учредителях — кто и с какого периода времени является собственником бизнеса;
- сведения об ОКВЭД — узнаем, какими видами деятельности занимается организация;
- сведения о лицензиях — важно проверить наличие лицензий, если фирма ведет лицензируемую деятельность.
Данных сведений будет достаточно, чтобы сформировать первое мнение о партнере. Отлично, если поставщик работает несколько лет, у него есть необходимые лицензии,ОКВЭД, соответствующие осуществляемой деятельности, а у вас есть контакт с лицом, имеющим право действовать без доверенности.
В ЕГРЮЛ / ЕГРИП нет информации о самозанятых физлицах. Проверить статус плательщика налога на профессиональный доход можно с помощью официального сервиса ФНС.
Проверяем через официальный сервис ФНС
У налоговой есть официальный сервис для аудита потенциальных партнеров — «Прозрачный бизнес: проверь себя и контрагента».
Сервис подтягивает данные из ЕГРЮЛ / ЕГРИП, «Вестника государственной регистрации», ГИР БО и других государственных реестров. В дополнение к ЕГРЮЛ / ЕГРИП можно узнать следующую информацию о потенциальном партнере:
- какие сообщения публиковал в «Вестнике госрегистрации» — была ли информация о ликвидации или реорганизации;
- какой налоговый режим применяет — интересно компаниям, которые принимают НДС к вычету;
- среднесписочную численность сотрудников по годам — узнаем размер компании и количество трудовых ресурсов;
- сумму уплаченных налогов и сборов и информацию о налоговых правонарушениях — добросовестно ли партнер платит налоги;
- суммы доходов и расходов — узнаем размеры и масштабы бизнеса.
Судебные дела
Информацию о судебных делах, где участвовал потенциальный поставщик, можно найти в «Картотеке арбитражных дел». Поиск работает по ИНН, ОГРН или наименованию.
Судебные дела в картотеке разбиты на 3 группы:
- административные — это споры с государственными структурами: налоговой, ПФР, ФСС, ФАС и так далее, связанные с нарушением законодательства;
- гражданские — споры между компаниями в рамках договорных отношений;
- банкротные — судебные дела по банкротству юридических и физических лиц.
В рамках одного судебного дела можно занимать одну из ролей:
- истец — сторона, подавшая иск для восстановления и защиты своих прав и интересов;
- ответчик — сторона, отвечающая перед истцом за нарушение законодательства или договора;
- третье лицо — сторона, привлеченная судом, например, для дачи пояснений или проведения экспертизы.
Работа с партнером, выступающим ответчиком в рамках дела о банкротстве, несет серьезные риски в виде оспаривания совершенных с ним сделок. Процедура банкротства регулируется Федеральным законом от 26.10.2002 года № 127-ФЗ.
Реестр недобросовестных поставщиков (РНП)
В РНП попадают предприниматели и организации, которые не смогли исполнить свои обязательства по государственному контракту в рамках:
- Федерального закона от 05.04.2013 года № 44-ФЗ;
- Федерального закона от 18.07.2011 года № 223-ФЗ;
- Постановления Правительства РФ от 01.07.2016 года № 615.
Работать с контрагентами из РНП законодательство не запрещает. Но при сотрудничестве необходимо оценить возможные риски. Ведь если поставщик не исполнил обязательство перед госзаказчиком, осознавая все возможные риски, нет гарантий, что он исполнит обязательства перед вами.
Зачем проверять покупателя
Покупатель — это лицо, приобретающее у вашей компании товары, работы или услуги. Это та группа партнеров, которая формирует выручку компании.
Основной риск работы с недобросовестным деловым партнером — это неполучение денег за отгруженные товары или выполненные работы. Несколько таких «партнеров-неплательщиков» могут довести добросовестную компанию даже до банкротства.
Как проверить покупателя
Аудит деятельности покупателя проводим по аналогии с проверкой поставщика. Запрашиваем учредительные документы, проверяем информацию из ЕГРЮЛ / ЕГРИП и «Прозрачного бизнеса». И только потом переходим к другим источникам.
Судебные дела
В картотеке изучаем судебные дела покупателя. В первую очередь интересуют гражданские и административные дела партнера в роли истца и ответчика.
Анализируем, как часто покупатель выступает ответчиком в делах, где от него требуют погасить задолженность. Наличие таких дел свидетельствует о том, что организация не всегда своевременно и полностью рассчитывается по долгам.
Смотрим также на те дела, где покупатель выступает истцом и требует деньги с других организаций. Если сумма таких исков велика, значит, у него большая кредиторская задолженность. Есть риск, что он столкнется с кассовым разрывом и не сможет своевременно заплатить вашей компании.
Закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ
На портале ЕИС.Закупки можно найти информацию о закупках государственных заказчиков, государственных корпораций, унитарных предприятий и компаний с участием государства. Полезно узнать, что обычно закупает поставщик и как быстро производит оплату.
Кроме того, можно проанализировать конкурентную среду: узнать, сколько поставщиков у покупателя и какой на какой процент снижается сумма контракта при проведении аукционов, конкурсов и котировок.
Возможности API Контур.Фокуса при проверке поставщиков и покупателей
Когда у компании большая база клиентов и поставщиков, ручной сбор данных по открытым источникам отнимает много ресурсов. Решить эту проблему может автоматизированная проверка контрагентов. Например, API Контур.Фокуса. Программа собирает информацию о компании из открытых источников и загружает ее прямо в вашу информационную систему. Вы получаете все данные в одном окне. Это существенно экономит время и позволяет избежать ошибок из-за человеческого фактора.
Также с помощью данных API Контур.Фокуса можно автоматически проверять связи контрагента как по руководителям, так и по учредителям. Это удобно при анализе вновь зарегистрированных компаний. Построить такое дерево связей вручную — долго и сложно.
Данные API Контур.Фокуса позволяют составить подробное досье на контрагента и принимать взвешенные решения о сотрудничестве.
Проверка поставщика и покупателя помогает избежать работы с недобросовестными контрагентами и снизить риски для бизнеса. При этом важно оценивать благонадежность как потенциальных деловых партнеров, так и действующих, чтобы своевременно корректировать условия сотрудничества.