Как обслуживающим бухгалтериям и аутсорсерам соблюсти 115‑ФЗ

Мы привыкли к тому, что 115-ФЗ — это закон для банков. Банки проверяют клиентов, следят за транзакциями и, если что-то кажется им подозрительным, блокируют счёта компаний. Но теперь выполнять 115-ФЗ должны не только банки, но и бухгалтерские фирмы. Должны довольно давно, а штрафовать за невыполнение требований начнут с лета. Рассказываем, как выполнить требования.

Статья подготовлена по материалам брифинга по 115-ФЗ на конференции «Каждый бухгалтер желает знать». Вы можете посмотреть его в записи.

Бухгалтерские фирмы и аутсорсеры — субъекты 115-ФЗ

115-ФЗ распространяется на бухгалтерские фирмы. В законе сказано, что он  распространяются в том числе на лиц, которые ведут предпринимательскую деятельность в сфере оказания бухгалтерских услуг (ст. 7.1 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ).

Это относится ко всем обслуживающим бухгалтериям. В законе есть перечень операций, которые позволяют отнести бухгалтерскую фирму к субъектам 115-ФЗ. Вот эти операции:

  • сделки с недвижимым имуществом;
  • управление денежными средствами, ценными бумагами или иным имуществом клиента;
  • управление банковскими счетами или счетами ценных бумаг;
  • привлечение денежных средств для создания организаций, обеспечения их деятельности или управления ими;
  • создание организаций, обеспечение их деятельности или управления ими, а также купля-продажа организаций.

Многие бухгалтерские фирмы считали, что не ведут эти операции, а значит, и 115-ФЗ на них не распространяется.

Но это не так. Росфинмониторинг разъяснил, что «обеспечение деятельности», которое упоминается в последнем пункте, — это в том  числе бухучёт и сдача отчётности (информационное письмо Росфинмониторинга от 19.07.2018 № 54). А значит, все обслуживающие бухгалтерии автоматически подпадают под 115-ФЗ.

Организационно-правовая форма не имеет значения. Из закона следует, что перед 115-ФЗ все равны: и бухгалтерские фирмы (ООО), и ИП, и самозанятые бухгалтеры. Например, если самозанятый бухгалтер заключает договор с организацией о том, что он оказывает этой организации бухгалтерские услуги, то он автоматически становится субъектом 115-ФЗ.

Какие требования закона нужно выполнять: пошаговая инструкция

Контролировать, как обслуживающие бухгалтерии и бухгалтеры-аутсорсеры соблюдают 115-ФЗ, будет Росфинмониторинг. На языке банков он называется регулятором. С проверками будет приходить именно он.

Вот на какие нормативные акты и материалы можно опираться, чтобы сделать всё правильно:

  • приказ Росфинмониторинга от 22.11.2018 № 366 — описано, как должна строиться система работы по ПОД/ФТ — противодействию отмыванию доходов и финансированию терроризма;
  • информационное письмо Росфинмониторинга от 01.03.2019 № 59 — рассказано, как оценивать риски по ПОД/ФТ;
  • методические материалы Минфина — презентация для тех, кто оказывает бухгалтерские услуги.

Мы разложили всё по порядку. 

Шаг 1. Зарегистрировать личный кабинет на сайте Росфинмониторинга 

Как только вы открыли юрлицо, которое будет оказывать бухгалтерские услуги, можно в этот же день подать пакет документов, чтобы зарегистрировать свой личный кабинет. Для уже действующих обслуживающих бухгалтерий нет штрафных санкций за отсутствие этой регистрации. Но чем быстрее вы это сделаете, тем лучше.

Процедура регистрации на сайте Росфинмониторинга состоит из пяти шагов:

  1. Заполнить заявление на подключение к личному кабинету на сайте Росфинмониторинга.
  2. Подписать заявление квалифицированной  электронной подписью.
  3. Когда заявление зарегистрируют, на электронную почту придет уведомление. 
  4. Затем нужно собрать пакет документов, которые подтверждают ведение данного вида деятельности, то есть оказание услуг по аутсорсингу бухгалтерии и сдаче отчётности. Документы нужно отправить в Росфинмотонинг в бумажном виде, заверив подписью руководителя организации.
  5. Когда пакет документов примут, проверят и зарегистрируют, заявитель получит на электронную почту логин и пароль для доступа в личный кабинет. Он сможет проверять своих клиентов по определенным перечням, которые там размещены, и взаимодействовать с Росфинмониторингом.

После этого вы сможете отправлять в Росфинмониторинг формализованные электронные сообщения — ФЭС. Именно в таком виде все субъекты 115-ФЗ должны сообщать ведомству о сомнительных операциях и признаках отмывания денег. Отправлять ФЭС можно напрямую через личный кабинет Росфинмониторинга или с помощью программ, которые предлагает регулятор и сторонние вендоры.

Но какие бы программы вы ни использовали, всё равно придётся ежедневно заходить в личный кабинет на сайте Росфинмониторинга: это отслеживается.

На отправку сообщения в Росфинмониторинг у бухгалтерской фирмы есть три рабочих дня. Срок отсчитывается с момента, когда бухгалтерская фирма выявила  сомнительную операцию  (Постановление Правительства РФ от 09.04.2021 № 569).

Шаг 2. Разработать и утвердить правила внутреннего контроля. Загрузить их в личный кабинет на сайте Росфинмониторинга

Правила внутреннего контроля (ПВК) — это объемный документ, который нужно написать на бумажном носителе и утвердить руководителем организации.

В этих правилах нужно прописать, как вы: 

— идентифицируете клиентов;
— управляете  рисками по 115-ФЗ;
— выявляете сомнительные операции;
— отправляете формализованные сообщения в Росфинмониторинг,
— обучаете сотрудников по ПОД/ФТ.

Шаг 3. Назначить того, кто будет отвечать за соблюдение правил внутреннего контроля

Сотрудника, который отвечает за соблюдение правил внутреннего контроля, называют специальным должностным лицом. Его назначает руководитель организации. 

Важно, чтобы он вступил в должность в тот же день, когда приняты правила внутреннего контроля, чтобы не получилось, что правила приняты, а за их выполнением никто не следит. Роскомнадзор при проверке сочтёт это нарушением и может возбудить дело об административном правонарушении.

Шаг 4. Проверять клиентов до приёма на обслуживание

Допустим, обслуживающая бухгалтерия заключила договор с новым клиентом, отправила его документы в налоговую. А когда появилось время, сотрудники бухгалтерии решили формально провести идентификацию. Выяснилось, что клиент находится в списке террористов и экстремистов. 

Организации в этом случае грозит крупный штраф. А если суд установит, что действия бухгалтерии привели к финансированию терроризма или экстремизма, то и уголовная ответственность.

Шаг 5. Определить уровень риска клиентов

В правилах внутреннего контроля вы пропишете, какими уровнями риска будете оперировать и на основании каких фактов отнесёте клиента к тому или иному уровню. После идентификации клиента вы смотрите на факты и присваиваете компании определённый уровень риска, руководствуясь приказом Росфинмониторинга от 22.11.2018 № 366.

Шаг 6. Сформировать анкету клиента

Анкета клиента должна содержать сведения, которые прописаны в приложении 3 приказа Росфинмониторинга от 22.11.2018 № 366. Анкета хранится в течение всего периода обслуживания клиента и ещё пять лет после прекращения сотрудничества. Не реже раза в год  все идентификационные данные клиентов нужно обновлять.

Шаг 7. Сверять перечень клиентов со списком террористов и экстремистов

Не реже одного раза в квартал нужно сверять всю клиентскую базу с перечнем террористов и экстремистов. Результаты нужно сообщать в Росфинмониторинг в виде формализованных сообщений (ФЭС). 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *